मान लीजिए कि आप एक छोटा फोटोग्राफी व्यवसाय चलाते हैं!
एक ग्राहक आपको एक ईवेंट के लिए नियुक्त करता है। आपको 50% एडवांस भुगतान करता है। और बाकी भुगतान फोटो डिलीवर करने के बाद करने का वादा करता है। आपने उसके पते पर फोटो डिलीवर कर दिए, लेकिन उस समय वह शहर से बाहर था!
अब 15 दिन बीत चुके हैं और आपको अभी तक अपना बचा हुआ 50% प्राप्त नहीं हुआ है! आपको क्या करना चाहिए? आपको परेशान या गुस्सा होने की जरूरत नहीं है! आपको बस उन्हें याद दिलाना है! और उसी को ही जेंटल रिमाइंडर (Gentle Reminder) कहा जाता है!
यदि आप भी बकाया का भुगतान न करने वाले ग्राहकों के साथ ऐसी ही स्तिथि मैं हैं, तो चिंता न करें! यह आर्टिकल आपके लिए ही है।
इस ब्लॉग में हम जेंटल रिमाइंडर (meaning of gentle reminder) टिप्स और बेस्ट प्रैक्टिस के बारे में बताएंगे।कॉल, मेल, व्हाट्सएप और खुद व्यक्तिगत रूप से जेंटल रिमाइंडर (Gentle Reminder) देने का सबसे अच्छा तरीका भी बताएँगे।
तो चलिए शुरू करते हैं !
जेंटल रिमाइंडर किसी को कुछ याद दिलाने का एक विनम्र तरीका है जिससे आप उन्हें नाराज किए बग़ैर वो बात याद दिलाते हैं जो वो शायद भूल गए हैं। वो कोई ऐसा काम भी हो सकता है जो उनको करना था पर वो भुल गए हैं या किसी और वजह से अनहोने अब तक किया नहीं है। जेंटल रिमाइंडर के जरिये आप उन्हें बिना गुस्सा दिलायें या उनकी भावनाओं को ठेस पहुंचाए किसी काम को पूरा करने के लिए प्रेरित करते हैं। तकी आपका काम भी हो जाए और उन्हें बुरा भी ना लगे!
इस तरह आप उनसे अपने अच्छे संबंध भी बरकरार रख सकते हैं!
अपना रिमाइंडर समय पर भेजें, जैसे:
समय पर रिमाइंडर भेजना गलतफहमी से बचने में मदद करता है और यह दर्शाता है कि आप लोगों के समय का सम्मान करते हैं और सकारात्मक संचार को बढ़ावा देते हैं। दूसरों को समय पर याद दिलाते हुए,आप सभी को ठीक से नज़र रख सकते हैं और सहयोगपूर्ण कार्य वातावरण बनाते हैं।
अपना संदेश छोटा और सटीक रखें। अनावश्यक जानकारी देने से बचें।
थोड़ा ही काफी है! जानकारी की अधिकता के इस युग में, अपने संदेशों को सरल रखें। विषय पर ध्यान केंद्रित रखें और अपने संदेश को ऐसे रखें कि संदेश प्राप्त करने वाले को समझने में आसानी हो। अगर आप अपने संदेश को सरल और विषय से संबंधित रखते हैं, तो आप बेकार की बातों से बचकर जरूरी प्रतिक्रिया प्राप्त कर पाएंगे।
अपने रिमाइंडर भेजने के लिए व्हाट्सएप (WhatsApp), कॉल, टेक्स्ट मैसेज और ईमेल जैसे कई चैनलों का उपयोग करें। इससे ग्राहक के संदेश देखने और कार्रवाई करने की संभावना बढ़ जाएगी।
यदि आप रिमाइंडर भेजने के लिए हमेशा एक ही तरीके का उपयोग करेंगे, तो लोग इससे थक जायेंगे और ध्यान देना बंद कर देंगे। विभिन्न तरीकों का उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि लोग आपका संदेश प्राप्त करें और उस पर ध्यान दें।
आपके रिमाइंडर में हास्य का उपयोग इसे अधिक सुन्दर और यादगार बनाता है।
अपने रिमाइंडर में कुछ हास्य का उपयोग करना, जैसे कि “प्रोजेक्ट की अंतिम तिथि रेड बुल से भी तेज़ दौड़ रही है! जल्दी काम पूरा करें” माहौल को हल्का बनाने, संबंधों को मजबूत करने, तनाव को कम करने में मदद करेगा। बस याद रखें कि यह उचित हो और किसी की भावनाओं को ठेस न पहुंचाए।
यदि ग्राहक को भुगतान करने में समस्या आ रही है, तो उसे हर तरह से सहायता प्रदान करें।
एक जेंटल रिमाइंडर के साथ सहायता प्रदान करना दर्शाता है कि आप परवाह करते हैं और जितना हो सके काम को पूरा करने में मदद करना चाहते हैं। यह न केवल आपको आपका पैसा वापस दिलाएगा बल्कि रिश्ते को भी मज़बूत करेगा ।
35% लोग स्वीकार करते हैं कि वे बिल का भुगतान सिर्फ इसलिए नहीं कर सके क्योंकि उन्हें याद नहीं रहा।
जबकि बहुत से लोग ईमेल नहीं देखते हैं, फिर भी इसे कंपनियों के लिए ग्राहकों से जुड़ने का आधिकारिक चैनल माना जाता है। यही कारण है कि आगामी देय भुगतानों के लिए ग्राहकों को जेंटल रिमाइंडर इ-मेल भेजना महत्वपूर्ण होता है।
आपके रिमाइंडर को परफेक्ट बनाए के लिए टिप्स:
विषय पंक्ति: कार्रवाई की आवश्यकता- आपकी टेलीसीआरएम सदस्यता जल्द ही समाप्त हो रही है।
हेलो [राहुल],
मुझे आशा है कि आप अच्छे होंगे ।
मैं [TeleCRM] से [रय्यान] बात कर रहा हूँ। आपने [3 जनवरी] को [TeleCRM क्वार्टरली सब्सक्रिप्शन] खरीदा था, और आपकी वैधता अगले सप्ताह होने वाली है।
मैं इनवॉइस और भुगतान लिंक भेज रहा हूं ताकि आप समय पर भुगतान कर सकें और सेवा का आनंद उठाते रहें।
यदि कोई प्रश्न हो तो मुझे बताएं ।
धन्यवाद,
चालान 23022.pdf
भुगतान-लिंक: https://telecrm.in/shop/?add-to-cart=84एडवांस रिमाइंडर भेजना ठीक है लेकिन डिश-टीवी हो या मोबाइल रिचार्ज या कोई और सर्विस लोग तभी भुगतान करते हैं जब उनकी सेवा समाप्त होने वाली होती है। यही कारण है कि जिस दिन भुगतान देय हो उस दिन रिमाइंडर भेजना अति महत्वपूर्ण है।
धमकाए बिना या गुस्सा हुए बिना भुगतान न करने की कीमत उसे बताएं।
विषय: आपका भुगतान आज देय है
हैलो [राहुल],
आपके [TeleCRM क्वार्टरली सब्सक्रिप्शन नवीनीकरण] के लिए आज [2499] रुपये की राशि देय है।
अपनी सेवाओं में किसी भी रुकावट से बचने के लिए कृपया भुगतान करें।
पेमेंट लिंक: https://telecrm.in/shop/?add-to-cart=84
यदि आपको भुगतान करने में कोई समस्या आती है तो मुझे बताएं!
धन्यवाद।ग्राहक को 2 रिमाइंडर मिले और देय तिथि से 1 सप्ताह बीत चुका है। अब आपको बिना अपमान किए थोड़ा सख्त होना होगा।
टिप्स: धमकी के बजाय, पहले से स्थापित व्यवसायिक संबंधों का उपयोग अपने हमले के तौर पर करें।
विषय: आपका भुगतान 7 दिनों से बकाया है
हैलो [राहुल],
[2499 रुपये] की राशि 7 दिनों से बकाया है।
हम नहीं चाहते कि आपका काम मैं रुकावट आये, इसलिए हमने आपको एक विस्तार दिया क्योंकि हम आपके साथ व्यवसायिक संबंधों का महत्व करते हैं।
और मैं समझता हूं कि आप भी ऐसा ही करेंगे...
क्या आप जल्द से जल्द भुगतान कर सकते हैं ताकि चीजें आसानी से हो सकें?
धन्यवादअब स्थिति ठीक नहीं है। इसलिए अब अंतिम रिमाइंडर देने का समय आ गया है।
विषय: अतिदेय भुगतान के लिए अंतिम सूचना!
हैलो [राहुल],
आपकी राशि 3 सप्ताह से अधिक समय से बकाया है और हमें आपसे कोई सूचना नहीं मिली है।
इसलिए हम आपकी सेवा बंद कर रहे हैं।
और हमारी नीति के अनुसार, अगर आप अगले 60 दिनों के भीतर बकाया राशि का भुगतान नहीं करते, तो आपका सारा डेटा हटा दिया जाएगा!
अगर हमें जवाब नहीं मिलता है तो हम कानूनी विकल्पों पर विचार करने के लिए मजबूर होंगे !
सम्मान
रय्यान
हैलो [राहुल],
💰 बस याद दिलाना था कि आपने अभी तक अपने [TeleCRM क्वार्टरली लाइसेंस] का नवीनीकरण नहीं किया है। आपके पास अभी भी 7 दिन बाकी हैं, यानी [तारीख] 😅।
👉 आप इस लिंक पर क्लिक करके अपना लाइसेंस जल्दी और आसानी से नवीनीकृत कर सकते हैं: [https://telecrm.in/shop/?add-to-cart=]मनुष्य के रूप में, हम उन कार्यों पर ज़्यादा ध्यान देते हैं जो हमारी तात्कालिक जरूरतों और लक्ष्यों के लिए आवश्यक हैं।
लोग शायद देय तिथि से पहले रिमाइंडरपर कार्रवाई नहीं करेंगे ,क्यूंकि प्रतीक्षा करने में कोई लागत नहीं होती है!
ऐसी स्थिति में, देय तिथि के दिन जेंटल रिमाइंडर भेजना अति आवश्यकता की भावना पैदा करता है, जिससे लोगों के लिए टालमटोल करना कठिन हो जाता है।
टिप: एक्शन लेने का महत्व बताकर लोगों को भावुक करने की कोशिश करें
हैलो [राहुल],
बस आपको याद दिलाना था कि आपका [TeleCRM क्वार्टरली सब्सक्रिप्शन] आज नवीनीकरण के लिए देय है।
⏰ अपने काम को प्रभावित न होने दें, अभी भुगतान करें! अपनी शेष राशि [रु.2499] का भुगतान करने के लिए कृपया नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें। [https://telecrm.in/shop/?add-to-cart=84][राहुल], [रु.2499] के लिए आपका भुगतान [7] दिनों से बकाया है ⚠️ हम अपने व्यापारिक रिश्ते को महत्व देते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कोई रुकावट न आए 🚫 हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप अपनी सुविधानुसार नीचे दिए गए लिंक का उपयोग करके अपना भुगतान जल्द से जल्द करें। [https://telecrm.in/shop/?add-to-cart=84]
लोग टेक्स्ट और व्हाट्सएप संदेशों को भूल जाते हैं!
किसी व्यक्ति द्वारा संदेश प्राप्त करने की संभावना बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका कॉल पर फॉलो-अप करना है।
जब आप कॉल करें, तो याद रखें कि यह उन्हें दोषी महसूस कराने के लिए नहीं है।
बल्कि लक्ष्य यह है की:
टिप: बात होते ही तारीख, समय, उस व्यक्ति का नाम जिससे आपने बात की, और आपने क्या समझौता किया, ये सब नोट कर लीजिए। इससे सभी को सूचित रखने में और बाद में किसी भ्रम को रोकने में मदद मिलेगी।
ग्राहक: क्षमा करें, मैं व्यस्त था। मुझे बिलकुल याद नहीं रहा!
आप: कोई बात नहीं, हो जाता है कभी-कभी। क्या हम आपकी अभी पेमेंट करने में मदद कर सकते हैं?
ग्राहक: अभी तो कुछ काम कर रहा था, शाम को पेमेंट कर दूंगा।
आप: ठीक है, आप शाम तक पेमेंट कर देंगे। बस ये बता दीजिए कि आप पेमेंट किस टाइम करने का प्लान कर रहे हैं आज शाम को?
ग्राहक: लगभग शाम 6 बजे, उम्मीद है।
आप: ठीक है, अगर आपको कोई परेशानी आ तो कॉल कर लू
ग्राहक: अभी डायरेक्टर ने अप्रूव नहीं किया है।
आप: समझ गया, लेकिन पेमेंट पहले ही 30 दिन से बकाया है। इनवॉइस में अगर कोई दिक्कत नहीं है तो जल्दी से जल्दी अप्रूव करवा दीजिये।
ग्राहक: ठीक है मैं जल्दी से जल्दी करवाता हूँ। अभी तो सर ऑफिस में नहीं है, जैसे ही आएंगे आपको अपडेट करता हूं।
आप: ठीक है। क्यूकी अगर सर्विसेज बाधित हुई डायरेक्टर सर आपसे ही पूछेंगे! और अगर कोई दिक्कत हो तो हमें बताएं। हम आपकी मदद के लिए हमेशा तैयार हैं।
ग्राहक: ठिक ह, माई कल कॉल कर्ता हूं।
ग्राहक: मैं एक जरूरी काम से [दिल्ली] आया हुआ था, ऑफिस पूछूंगा, कर दूंगा।
आप: कोई बात नहीं, मुझे पता है आप व्यस्त होंगे। अगर 2 मिनट का समय हो तो हम फोन पर कार्ड या यूपीआई से पेमेंट ले सकते हैं।
ग्राहक: मैं कल वापस आ जाऊंगा, तो कल कर दूं पेमेंट?
आप: ठीक है मैं नोट कर लेता हूं, अगर कोई दिक्कत हो तो कॉल किजिए
बकाया भुगतानों पर चर्चा करने के लिए आमने-सामने बैठक की आवश्यकता तब होती है जब:
हां, मुझे पता है, आपने सारी शिकायतों को कॉल या टेक्स्ट पर बताने का मौका दिया था, लेकिन उन्होंने नहीं किया, तो आप सीधे ऑफिस में घुस कर कॉलर पकड़ लोगे क्या?
बिल्कुल नहीं! आप एक ऐसा समाधान खोजने के लिए वहां हैं जो आप दोनों के लिए काम करता है।
उनकी चिंताओं को सुनें और बकाया राशि के समाधान के लिए विकल्प प्रदान करें।
यहां कुछ ऐसे उदाहरण दिए गए हैं जो बताते हैं कि आपकी बातचीत सबसे विशिष्ट स्थितियों में कैसे आगे बढ़ सकती है। [आप/आपके ग्राहक से उनके कार्यालय में मिलते हैं]
आप: हैलो, कैसे हो आप? ग्राहक: मैं ठीक हूं, आप बताइये।
आप: मैं भी ठीक हूं, काफी टाइम से आपका भुगतान बकाया है, उसी के बारे में बात करनी थी
ग्राहक: जी, असल में मेरे क्लाइंट से पेमेंट अभी तक पेंडिंग है। उन्होंने मुझे बोला है कि एक हफ्ते के अंदर पेमेंट कर देंगे।
आप: समझ रहा हूँ। मैं जनता हूं कि पेमेंट का इंतजार करना मुश्किल है, पर हमारे पेमेंट टर्म्स आपके अपने क्लाइंट्स से अलग हैं। हम ये उम्मीद करते हैं कि आप हमें समय पर पेमेंट देंगे।
ग्राहक: मैं जानता हूं, पर अभी मेरे पास इतने पेसे नहीं हैं! क्या आप मुझे बस 1 हफ्ते का टाइम दे सकते हैं?
आप: देखिये भुगतान पहले से ही [1 माहीने] देय है, हम समय सीमा को नहीं बड़ा सकते पर अगर पैसों की परेशानी है, आप को [50%] भुगतान अभी कर दीजिए, और बाकी का अगले सप्ताह कर देंगे।
ग्राहक: ठीक है, ये कर सकते हैं!
आप: बढ़िया! तो मैं ये एग्रीमेंट अपडेट कर देता हूं और अगले हफ्ते आपको कॉल करता हूं।आप: कैसे हो आप? ग्राहक: मैं ठीक हूं, आप बताइये? आप: मैं भी बढ़िया, आपके बकाया भुगतान के बारे में बात करनी थी, आप बता रहे हैं कि इनवॉयस में कुछ गलती है?
ग्राहक: जी, जो इनवॉयस मुझे मिला उसमें [टेलीसीआरएम एनुअल सब्सक्रिप्शन] की डिटेल्स हैं, लेकिन मैंने तो [टेलीक्रम क्वार्टरली सब्सक्रिप्शन] मांगा था।
आप: क्षमा करें, मैं इनवॉइस अपडेट कर देता हूं। {अब संबोधित समस्या के लिए अपने डेटाबेस की जाँच करें और आवश्यक सुधार करें}
ग्राहक: ठीक है, फाइनल कितना भुगतान करना होगा? आप: [टेलीक्रम क्वार्टरली सब्सक्रिप्शन ] के लिए आपकी कुल राशि [रु.2499] है। {उसे अपडेट किया गया चालान तुरंत भेजें}
ग्राहक: ठीक है, चेक सुविकार करते हैं आप लोग?
आप: हाँ बिल्कुल,
यदि आपने बहुत सारे रिमाइंडर भेजे लेकिन ग्राहक ने अभी तक भुगतान नहीं किया है, तो कानूनी नोटिस भेजने का समय आ गया है। यह एक गंभीर कदम है, और इसका मतलब है कि एक वकील ग्राहक को बताएगा कि उन्हें भुगतान करना होगा अन्यथा कानूनी परिणाम भुगतने होंगे। लेकिन सावधान रहें, कानूनी चीजें महंगी हो सकती हैं , और उसमें समय लग सकता है इसलिए इसे अंतिम उपाय के रूप में ही करें। बाकी सब पहले आजमाएं।
जेंटल रिमाइंडर से लोगों को अपना वादा पूरा करने के लिए प्रेरित किया जाता है, न कि झगड़ा करने के लिए। लेकिन अगर आप ये गलतियां करते हैं तो बिना उन्हें नुकसान पहुंचाए अपना पैसा पाने के बजाय आप एक दोस्त या ग्राहक को खो देंगे!
जेंटल रिमाइंडर भेजना व्यवसाय चलाने का एक अनिवार्य हिस्सा है, खासकर जब भुगतान की बात आती है। समय पर और मल्टी-चैनल रिमाइंडर न केवल सभी को ट्रैक पर रखने में मदद करते हैं बल्कि सकारात्मक संचार को बढ़ावा देता हैं और सहयोगपूर्ण कार्य वातावरण का निर्माण करता है। संदेश को छोटा और सरल रखना, हास्य का उपयोग करना और सहायता प्रदान करना रिमाइंडर्स को आकर्षक, यादगार और प्रभावी बनाता है।
सही चैनल का चयन करना और एक उपयुक्त विषय पंक्ति और शरीर को तैयार करना भी महत्वपूर्ण कारक हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए। इन युक्तियों और सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, व्यवसाय यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके ग्राहकों के साथ सकारात्मक संबंध बनाए रखते हुए उनके रिमाइंडर सुने जाएं और भुगतान समय पर किया जाए।
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