यदि आप यहां हैं तो इसका मतलब है, या तो “आपकी सेल्स टीम पोटेंशियल कस्टमर्स के रिक्वेस्ट्स को सही तरह से संभालने में सक्षम नहीं है” या “आप अभी एक बिज़नेस शुरू कर रहे हैं और शुरू से ही ग्राहक सहायता (Customer Support) को रखना चाहते हैं”
सबसे पहले, आइए जानते हैं इनबाउंड कालिंग का अर्थ क्या हैं।
जब आपका ग्राहक किसी समस्या या प्रश्न के लिए आपको फोन करता है, तो यह इनबाउंड कॉल होती है। आप उनकी परेशानी का समाधान करें या उनके सवालो का उत्तर दें।
आइए एक उदाहरण देखें।
कल्पना कीजिए कि आप एक ऑनलाइन रिटेल स्टोर के मालिक हैं जो फैशन आइटम से लेकर इलेक्ट्रॉनिक गैजेट तक बेचता है। एक सुबह, आपको अपने एक ग्राहक से फ़ोन आता है। उनके पास उस प्रोडक्ट के बारे में एक प्रश्न है जो उन्होंने हाल ही में आपके स्टोर से खरीदा है। आप उनकी चिंता को ध्यान से सुनते हैं और समस्या का उपाय देते हैं। उस इनकमिंग कॉल को लेने और ग्राहक की परेशानियों को संबोधित करने का यह सरल कार्य इनबाउंड कॉलिंग का एक प्रमुख उदाहरण है।
यह समझने के लिए कि इनबाउंड कॉलिंग वास्तव में कैसे काम करती है, आपको दोनों नज़रियों को जानना होगा – ग्राहक और बिज़नेस
ग्राहक के नज़रिए से, इसके लिए आपको बिज़नेस द्वारा प्रदान की गई सेल्स पूछताछ या ग्राहक सहायता का नंबर डायल करना होगा, यह नंबर या तो उनकी वेबसाइट, सोशल मीडिया हैंडल या व्हाट्सएप अकाउंट आदि पर उपलब्ध हो सकता है। जब भी आपके पास सर्विस/प्रोडक्ट के बारे में प्रश्न हों या कोई समस्या आए, या समर्थन की आवश्यकता हो, तो आप इस नंबर पर कॉल कर सकते हैं और बिज़नेस के सेल्स या सपोर्ट एजेंटों से सीधे जुड़ सकते हैं।
बिज़नेस के नज़रिए से, एक प्रभावी इनबाउंड कॉलिंग प्रक्रिया स्थापित करने के लिए योजना की आवश्यकता होती है। आपके पास समर्पित सहायता टीमें और एजेंट होने चाहिए जो इनकमिंग कॉल को संभाल सकें। आपके ग्राहकों के लिए आसान पहुंच सुनिश्चित करने के लिए ग्राहक सहायता नंबर को कंपनी की वेबसाइट, मोबाइल ऐप या किसी अन्य संचार चैनल (Communication channel) पर अच्छे से दिखाई देना चाहिए।
आइये देखते है इनबाउंड कालिंग आपके बिज़नेस को 10 गुना बढ़ाने मैं कैसे मदद करेगी।
ये आपके मौजूदा ग्राहकों के फोन हैं जो प्रोडक्ट या सर्विस से जुड़े प्रश्नों या चिंताओं के लिए सहायता या समर्थन चाहते हैं। ग्राहक सहायता कर्मचारी कॉलों पर उनकी समस्याओं का समाधान करते हैं और ग्राहक को संतुष्ट करते हैं।
ये कॉल पोटेंशियल कस्टमर्स से हैं जो आपके बिज़नेस के प्रोडक्ट्स या सर्विसेज में रुचि रखते हैं। इन कॉलों के माध्यम से, आप सवालों के जवाब देते हैं, प्रोडक्ट की जानकारी प्रदान करते हैं, और सेल्स प्रक्रिया के माध्यम से पोटेंशियल कस्टमर्स को अपने ग्राहकों में बदलते हैं।
यदि आपका बिज़नेस तकनीकी प्रोडक्ट्स या सर्विसेज प्रदान करता है, तो आपको इस तरह की कॉल आएंगी।आपको अपने बिज़नेस द्वारा प्रदान की जाने वाली सर्विस/प्रोडक्ट में तकनीकी विशेषज्ञता (Technical Knowledge) के साथ प्रशिक्षित और कुशल एजेंटों की आवश्यकता है। ग्राहक आपकी सर्विस/प्रोडक्ट का उपयोग करते समय आने वाली तकनीकी समस्याओं के लिए मदद मांगते हैं।
इन कॉलों का उद्देश्य कंपनी के बारे में आम जानकारी प्राप्त करना है, जैसे पता, कार्य समय, नियम और अन्य आम पूछताछ। रिसेप्शनिस्ट या ऑपरेटर अक्सर इन कॉलों पर बात करते हैं।
जब आपके बिज़नेस को ग्राहकों से कॉल आना शुरू हो जाती है, तो इसका मतलब है कि आपकी मार्केटिंग टीम ने अपना काम अच्छी तरह से किया है। अब सेल्स टीम के लिए काम करने और लीडस् को ग्राहकों में बदलने का समय आ गया है। इनबाउंड कॉलिंग सिर्फ उन लोगो को आप तक लाती है जो वास्तव में आपके बिज़नेस की पेशकश में रुचि रखते हैं।
यह आउटबाउंड कालिंग से अलग है, इनबाउंड कॉल पोटेंशियल कस्टमर से आती हैं जो स्वयं कॉल करते हैं । इसका मतलब यह है कि उनके खरीदारी करने की अधिक संभावना है क्योंकि वे पहले से ही वह चीज़ खरीदना चाहते हैं जो आप बेचता है।
कल्पना कीजिए कि आपके पास एक ट्रैवल एजेंसी है। लोग अपनी यात्राओं की योजना बनाने के लिए आपके पास आते हैं। ये लोग अपनी छुट्टियों, बिज़नेस यात्राओं आदि पैकेज खरीदने के लिए एजेंसी को कॉल करते हैं। इन लोगों के पास आपके वास्तविक ग्राहक बनने की अधिक संभावना है क्योंकि वे खुद से आपके पास आए हैं।
इनबाउंड कॉल आपको उन लोगों से जुड़ने में मदद करती हैं जो वास्तव में आपके बिज़नेस में रुचि रखते हैं। आपको इन लीडों को महत्व और एक शानदार अनुभव देना होगा। इस तरह आप उन्हें ग्राहकों में बदल सकते हैं जो इस बात को दूसरों तक फैलाएंगे और आपके बिज़नेस के बारे में जागरूकता बढ़ाएंगे।
जब ग्राहक इनबाउंड कॉल के माध्यम से किसी कंपनी तक पहुंचते हैं, तो वे सक्रिय रूप से पेश किए गए प्रोडक्ट्स या सर्विसेज में रुचि व्यक्त कर रहे हैं, जिससे खरीदारी करने की अधिक संभावना पैदा होती है। इनबाउंड कॉलिंग अपनी ग्राहक-केंद्रित प्रकृति के कारण आपके बिज़नेस के लिए सेल्स और राजस्व क्षमता में बढ़ोतरी कर सकती है। यह बिज़नेसों को भुगतान करने वाले ग्राहकों प्राप्त करने मैं मदद करती हैं।
कल्पना कीजिए, आप एक मोबाइल फोन कंपनी के मालिक हैं जो इनबाउंड कॉल के माध्यम से ग्राहक सहायता प्रदान करती है। एक पोटेंशियल कस्टमर्स नए स्मार्टफोन मॉडल के बारे में जानकारी मांगने के लिए आपकी कंपनी को कॉल करता है। कॉल के दौरान, ग्राहक आपके प्रतिनिधि के साथ बातचीत करता है जो उनके सवालों का जवाब देता है, उनकी किसी भी चिंता का समाधान, और फोन की सुविधाओं और लाभों के बारे में बताता है।
ग्राहक प्रोडक्ट को खरीदने का निर्णय लेता है। इनबाउंड कॉल के बिना, ग्राहक को आवश्यक सहायता नहीं मिल पाती और वह खरीदने में झिझकता। बिज़नेस सफलतापूर्वक एक पूछताछ को सेल में बदल देता है क्योंकि आप वास्तविक समय में ग्राहक की आवश्यकताओं को पूरा करने में सक्षम हैं, जो आपकी कंपनी की सेल्स और राजस्व को बढ़ाने में मदद करेगा।
इनबाउंड कॉलिंग बेहतर ग्राहक सहायता और तेज़्ज़ी के साथ समस्या का समाधान प्रदान करने में मदद करती है। जब ग्राहकों को समस्याओं का सामना करना पड़ता है या उनके कोई प्रश्न होते हैं, तो वे फ़ोन कॉल के माध्यम से सीधे आपके बिज़नेस तक पहुंचते हैं। वे लाइव एजेंटों से जुड़ते हैं जिन्हें ग्राहकों की चिंताओं को संभालने के लिए ट्रेनिंग दी जाती है, आपकी टीम परेशानी को तुरंत संबोधित कर सकती है और समाधान प्रदान कर सकती है।
वास्तव में, यह तकनीक आपके प्रतीक्षा करने के समय को कम करता है, साथ ही स्वचालित प्रणालियों से निपटने या ईमेल उत्तरों के लिए हमेशा इंतजार करना भी कम करता है। यह आपके ग्राहकों को यह मानने पर मजबूर करेगा कि आपका बिज़नेस सर्वश्रेष्ठ है।
52% लोग त्वरित समाधान की उम्मीद हैं, 22% ग्राहकों को लगता है कि समय बहुत लंबा है
आइए एक उदाहरण देखें:
ई-कॉमर्स स्टोर चलाने वाले बिज़नेस ओनर के रूप में, आपको एक ग्राहक से कॉल आती है जिसने हाल ही में एक चमड़े का बैग खरीदा है। ग्राहक डिलीवरी की स्थिति को लेकर चिंतित है क्योंकि डिलीवरी डेट पर पैकेज नहीं आया है। वह आपकी वेबसाइट पर उल्लिखित नंबरों में से एक को डायल करता है, आपका ग्राहक सहायता एजेंट उससे जुड़ता है और तुरंत उसकी समस्या का समाधान करता है।
इसके बाद एजेंट शिपिंग पार्टनर से संपर्क करता है, पैकेज को ट्रैक करता है और ग्राहक को वास्तविक समय पर अपडेट प्रदान करता है। समस्या के कुशल प्रबंधन के साथ, पैकेज का पता लगा लिया जाता है और अगले दिन ग्राहक के पास पोहचा जाता है। ग्राहक समाधान के लिए आभार व्यक्त करता है।
ग्राहकों की चिंताओं को संभालने और समय पर समाधान करने मे आप सक्षम हैं जो अंततः आपके प्रति ग्राहक वफादारी को बढ़ाएगा।
वे इनबाउंड कॉलिंग के माध्यम से प्रदान किए गए सहायक अनुभव की वह सराहना करते हैं और संतुष्ट ग्राहकों के ब्रांड के प्रति वफादार बने रहने की अधिक संभावना है। एक बिज़नेस ओनर के रूप में, आप इसका उपयोग ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने और समस्याओं को हल करने के लिए कर सकते हैं। इनबाउंड कॉल के साथ आप वास्तविक समय में सहायता और बढ़िया सेवा प्रदान कर सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, ये वफादार ग्राहक आपके बिज़नेस के समर्थक बन सकते हैं, अपने अच्छे अनुभवों को दोस्तों और परिवार के साथ बाट सकते हैं, जिससे आपके बिज़नेस की रेपुटेशन बढ़ सकती है और नए ग्राहक आकर्षित हो सकते हैं।
उदाहरण: एक सॉफ़्टवेयर कंपनी के बिज़नेस ओनर के रूप में, आपका ग्राहक किसी तकनीकी समस्या के लिए आपकी सहायता टीम से संपर्क करता है। एजेंट ग्राहक की समस्या को ध्यान से सुनता है और ग्राहक को आश्वासन देता है कि उन्हें आवश्यक सहायता प्राप्त होगी।
एजेंट समस्या को सफलतापूर्वक हल करने के बाद ग्राहक की संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए उनसे संपर्क करता है। प्रदान किए गए समर्थन के स्तर से प्रभावित होकर, ग्राहक सोशल मीडिया पर या दोस्तों के साथ ग्राहकों के प्रति आपकी कंपनी की प्रशंसा करते हुए अपना आभार व्यक्त कर सकता है। यह सकारात्मक प्रतिक्रिया (Positive feedback) न केवल ग्राहक की वफादारी साथ ही साथ पोटेंशियल कस्टमर्स को आकर्षित करने मैं बढ़ावा देगी।
हालांकि इनबाउंड कॉलिंग को लागू करने से ग्राहक सहायता में काफी सुधार हो सकता है और बिज़नेस और ग्राहक के इंटरैक्शन को बढ़ाने के दौरान कई चुनौतियाँ का सामना करना पड़ सकता हैं।
एक बिज़नेस ओनर के रूप में, इनबाउंड कॉलिंग को सफल रूप से सुनिश्चित करने के लिए इन बाधाओं को पहचानना और उनका समाधान करना आवश्यक है।
एक बिज़नेस के रूप में आपके सामने आने वाली प्राथमिक चुनौतियों में से एक इनबाउंड कॉलिंग इंफ्रास्ट्रक्चर (Infrastructure) स्थापित करने से जुड़ी पैसे की लागत हो सकती है। एक ग्राहक सहायता टीम की स्थापना, सीआरएम जैसी तकनीक में निवेश और एजेंटों को प्रशिक्षण (Training) देने से ऐसे खर्च होंगे जिन्हें छोटे बिज़नेसों के लिए करना मुश्किल हो सकता है।
सीमित धन होने के कारण कुशल और अनुभवी एजेंटों, कई एजेंटों की टीम आदि को काम पर रखना मुश्किल होगा और इस तरह की अन्य समस्याएं पैदा होंगी।
एक कुशल टेलिकॉलर और कुशल इनबाउंड कॉलिंग टीम बनाने के लिए, आपको अपने एजेंटों की सावधानीपूर्वक भर्ती और उन्हें संपूर्ण प्रशिक्षण प्रदान करने की आवश्यकता होगी। संचार कौशल का सही मिश्रण, आपके प्रोडक्ट/सर्विस को तुरंत सीखने और समझने की क्षमता और कम समय में सटीकता के साथ समस्याओं को हल करने की क्षमता वाले लोगों को ढूंढना चुनौतीपूर्ण साबित हो सकता है।
इसके अतिरिक्त, यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम इनबाउंड कॉलिंग प्रक्रिया को अच्छी तरह जानती हो और उसे आपके प्रोडक्ट का उचित ज्ञान हो।
आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आपको एक दिन में कितनी कॉलें प्राप्त होती हैं और आपकी सहायता टीम का आकार क्या होना चाहिए। कॉलों की संख्या बिज़नेस के आकार और उद्योग की प्रकृति पर निर्भर करती है, बड़ी मात्रा में आने वाली कॉलों को संभालना चुनौतीपूर्ण और भारी हो सकता है।
आपको प्राप्त कॉलों का उचित प्रबंधन सुनिश्चित करने की आवश्यकता है, ताकि ग्राहकों को लंबे समय तक प्रतीक्षा या होल्ड टाइम का अनुभव न हो। ग्राहक का अच्छा अनुभव बनाए रखने के लिए यह महत्वपूर्ण है।
एक बिज़नेस ओनर के रूप में आपको इनबाउंड कॉलिंग टीम के प्रदर्शन की लगातार निगरानी करने और यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि ग्राहक इंटरैक्शन की क्वालिटी सही है।
आपको क्वालिटी जांच प्रक्रियाएं स्थापित करने की आवश्यकता है – कॉल पर बात करने वाले एजेंटों की कॉल रिकॉर्डिंग की जांच करके देखें कि वे आपके ग्राहकों के साथ कैसे बातचीत कर रहे हैं, यह सुनिश्चित करना कि ग्राहक की प्रतिक्रिया को ध्यान में रखा जाए और आपके बिज़नेस को बेहतर बनाने के लिए उपयोग किया जाए आदि।
एक बार जब आप अपने बिज़नेस में इनबाउंड कॉलिंग शुरू कर देते हैं, तो आपको लीड और ग्राहक दोनों से कॉल आती हैं। आपको असाधारण ग्राहक सहायता प्रदान करने और किसी भी पूछताछ को ठीक से करने के बीच सही संतुलन खोजने की आवश्यकता है, ताकि ग्राहकों के सवालों का जवाब दिया जा सके और वे आपके ग्राहक बनना चाहे।
एक बार जब चुनौतियों की पहचान हो जाती है और उन्हें दूर करने के लिए रणनीतियाँ तैयार हो जाती हैं, तो आप एक असाधारण ग्राहक अनुभव प्रदान करने के लिए अपने बिज़नेस में इनबाउंड कॉलिंग के साथ आगे बढ़ सकते हैं।
इन चुनौतियों पर काबू पाने और अपने बिज़नेस में इनबाउंड कॉलिंग का सफल एकीकरण सुनिश्चित करने के लिए, निम्नलिखित रणनीतियों पर विचार करें:
लागत-प्रभावी समाधान चुनें (Opt for Cost-Effective Solution): आपको अपने बिज़नेस के लिए इनबाउंड कॉलिंग इंफ्रास्ट्रक्चर स्थापित करते समय लागत-प्रभावी विकल्पों का पता लगाने की आवश्यकता है। बजट-अनुकूल सीआरएम की तलाश करें जैसे टेलीसीआरएम (TeleCRM) सॉफ्टवेयर , एक टेलीकॉलिंग सीआरएम जो सिर्फ आपके बिज़नेस के लिए डिज़ाइन किया गया है और वह भी कम कीमत पर।
इन-हाउस टीम को नियुक्त करने के लिए पैसे नहीं हैं, तो आप सहायता/सेल्स पूछताछ को आउटसोर्स करने के बारे में सोच सकते हैं।
क्रमिक विस्तार (Gradual Scaling): एजेंटों की एक छोटी, समर्पित टीम के साथ शुरुआत करें और जैसे-जैसे आपका बिज़नेस बढ़ता है, धीरे-धीरे इसे बढ़ाएं। यह आपको ग्राहक सहायता और सेल्स की पूछताछ के उच्च स्तर को बनाए रखते हुए पैसों की लागत को प्रभावी ढंग से कम करने मैं मदद करता है।
सॉफ्ट स्किल्स को प्राथमिकता दें (Prioritize Soft Skills:) एजेंटों की भर्ती करते समय, आपको अनुभव से अधिक समस्या-समाधान और संचार कौशल पर ध्यान देना चाहिए। उम्मीदवारों पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके उत्पादों और सेवाओं को आसानी से जानते हैं। इससे आपको ग्राहकों को बनाए रखने की अधिक संभावना मिलती है।
व्यापक प्रशिक्षण (Comprehensive Training): अपनी टीम को इनबाउंड कॉलिंग के लिए आवश्यक ज्ञान से लैस करने के लिए प्रशिक्षण (Training) में समय निवेश करें। उनके आत्मविश्वास और कौशल को बढ़ाने के लिए नौकरी पर प्रशिक्षण और भूमिका-निभाने (Role-playing) वाले अभ्यासों का उपयोग करने के बारे में सोचें।
कॉल रूटिंग (Call Routing): उपलब्ध एजेंटों को तेजी से कॉल निर्देशित करने के लिए एक कुशल कॉल रूटिंग प्रणाली लागू करें, जिससे ग्राहकों के लिए होल्ड समय और प्रतीक्षा का वक़्त कम हो जाए।
पीक ऑवर सपोर्ट (Peak Hour Support): टेलीसीआरएम जैसे सीआरएम सिस्टम की मदद से कॉल वॉल्यूम पैटर्न का विश्लेषण करें। यह आपकी कॉलिंग प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने के लिए कई अन्य मैट्रिक्स के साथ आपको यह समझने में मदद करता है कि आपको एक घंटे, दिन आदि में कितनी कॉल प्राप्त होती हैं। इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि व्यस्त समय में आपके पास आने वाली सभी कॉलों को संभालने के लिए पर्याप्त कर्मचारी हैं।
नियमित निगरानी(Regular Monitoring) ग्राहकों से बातचीत की क्वालिटी का आकलन करने के लिए नियमित कॉल मॉनिटरिंग सत्र आयोजित करें। अपने एजेंटों को नियमित रूप से बताएं कि वे क्या गलतियाँ कर रहे हैं और उन्हें अपने प्रदर्शन और ग्राहक सेवा को बढ़ाने के लिए क्या करना चाहिए।
ग्राहक फीडबैक लूप(Customer Feedback Loop) अपने एजेंटों से कहें कि वे ग्राहकों को प्रत्येक कॉल के बाद फीडबैक देने के लिए प्रोत्साहित करें, और इस इनपुट का उपयोग अपनी इनबाउंड कॉलिंग प्रक्रिया को बेहतर बनाने और किसी भी समस्या का सक्रिय रूप से समाधान करने के लिए करें।
अलग-अलग टीमें(Segregate Teams): इनबाउंड सेल्स पूछताछ और ग्राहक सहायता के लिए अलग-अलग टीमें रखने पर विचार करें। यह एजेंटों को उनकी संबंधित भूमिकाओं पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि ग्राहकों की जरूरतों को संबोधित किया जा सके।
क्रॉस-ट्रेनिंग(Cross-Training) आप अपने एजेंटों को सेल्स और समर्थन दोनों कार्यों के बीच भूमिकाएँ बदलने के लिए कह सकते हैं। इस तरह वे पोटेंशियल कस्टमर और ग्राहकों की पूछताछ दोनों को संभालना सीख सकते हैं और जरूरत के समय किसी भी तरह की स्थिति से निपटने का उन्हें अनुभव होगा।
इनबाउंड कॉलिंग में आपके बिज़नेस को बढ़ाने में मदद करने की अपार संभावनाएं हैं। आप ग्राहकों की पूछताछ और सवालों का तुरंत समाधान कर सकते हैं। आप इसकी पूरी क्षमता का उपयोग कर सकते हैं और अच्छा ग्राहक अनुभव प्रदान कर सकते हैं जो आपको आज के बाजार में अलग खड़ा कर सकता है।
इनबाउंड कॉलिंग पर इस पूरे ब्लॉग में, हमने इसके महत्व और प्रभावशीलता, इनबाउंड कॉलिंग के प्रकारों और प्रमुख लाभों पर चर्चा की है जो आपको यह समझने में मदद करेंगे कि आपको इसे अपने बिज़नेस में लागू करने की आवश्यकता क्यों है।
इसके अलावा, हमने कार्यान्वयन (Implementation) प्रक्रिया के दौरान बिज़नेसों के सामने आने वाली चुनौतियों और बाधाओं को भी संबोधित किया, जैसे वित्तीय बाधाएं (Financial Constraints), कॉलर्स को काम पर रखना, कॉल वॉल्यूम प्रबंधन, क्वालिटी आश्वासन और सेल्स और समर्थन प्रयासों को संतुलित करना। आपको इन चुनौतियों से निपटने के लिए सुझाव दिए गए है।
अंत में, सुचारू और प्रभावी कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए, बिज़नेस टेलीसीआरएम जैसे उन्नत सीआरएम समाधानों का लाभ उठा सकते हैं। TeleCRM कुछ बहुत अच्छी सुविधाएँ प्रदान करता है जो कॉल को संभालना और डेटा का विश्लेषण करना बेहद आसान बनाती हैं। आपको चीज़ोंको और भी बेहतर बनाने में मदद करने के लिए सभी प्रकार की उपयोगी जानकारी मिलेगी।
आशा करता हूँ आपको इनबाउंड कालिंग का मतलब (Inbound call meaning in Hindi) समझने मैं मदद मिली होगी।
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